I. Postanowienia ogólne
Spółka FAVEX, s.r.o . z siedzibą w Pradze, Slezská 2210/128, numer identyfikacyjny: 499 72 367, zarejestrowana w Rejestrze Handlowym prowadzonym przez Sąd Miejski w Pradze, sekcja C, nr. vl. 65218 (dalej również jako„FAVEX„), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27. kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”).RODO„), po dokonaniu przeglądu własnych procedur postępowania z danymi osobowymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz w wyniku podsumowania tych procedur, niniejszym deklaruje swoje podstawowe zasady postępowania w zakresie przetwarzania danych osobowych.
FAVEX jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO, tj. gromadzi, przechowuje i wykorzystuje dane osobowe swoich klientów, osób fizycznych działających w imieniu klientów korporacyjnych, innych osób, których dotyczy jej działalność gospodarcza lub. zainteresowanych współpracą biznesową (zwanych łącznie również „osobą, której dane dotyczą”), w celu prowadzenia działalności gospodarczej, polegającej głównie na sprzedaży materiałów hutniczych i świadczeniu powiązanych usług.
Niniejsze Zasady przetwarzania danych osobowych mają zastosowanie do:
- przetwarzanie danych osobowych przez FAVEX podczas komunikacji z osobami, których dane dotyczą. Partnerzy umowni FAVEX za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej lub telefonu,
- przetwarzanie danych osobowych przez FAVEX w trakcie trwania stosunku umownego pomiędzy osobami, których dane dotyczą. FAVEX oraz partnerzy umowni i pracownicy FAVEX,
- przetwarzanie danych osobowych w ramach wykonywania zobowiązań prawnych FAVEX,
- przetwarzanie danych osobowych niezbędne do celów ochrony uzasadnionych interesów FAVEX.
Zasady przetwarzania danych osobowych opisują cele przetwarzania danych osobowych i metody przetwarzania danych osobowych, informują o poszczególnych kategoriach przetwarzanych danych osobowych, ich potencjalnych odbiorcach, okresie przechowywania danych osobowych oraz prawach osób w związku z ochroną danych osobowych.
FAVEX zapewnia zgodność z tymi zasadami przy przetwarzaniu danych osobowych przez pełnomocnika, jego współpracowników, a w przypadku dostawców – zewnętrznych podmiotów przetwarzających dane osobowe ma umownie zapewnione gwarancje odpowiedniej ochrony zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. 28 RODO.
II. Tożsamość i dane kontaktowe administratora – FAVEX
Podczas wykonywania praw, jeśli ma to zastosowanie. jeśli osoba, której dane dotyczą, chce wyjaśnić jakiekolwiek informacje, może skontaktować się z FAVEX, korzystając z następujących danych:
Kontakt pisemny:
FAVEX s.r.o.
Hradiště 98
687 08 Buchlovice
Kontakt elektroniczny:
III. Cele przetwarzania danych osobowych
FAVEX przetwarza dane osobowe wyłącznie zgodnie z podstawami prawnymi określonymi w Art. 6 RODO, wyłącznie w niezbędnym zakresie i czasie. Cele przetwarzania danych osobowych i czas ich przetwarzania będą rejestrowane przez FAVEX dla poszczególnych agend w rejestrach czynności przetwarzania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. 30 RODO.
Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby, które muszą przetwarzać dane osobowe w ramach wykonywania swoich zadań i obowiązków na rzecz FAVEX. Osoby te są zobowiązane do zachowania poufności danych osobowych, z którymi się zapoznają; obowiązek ten jest zagwarantowany umową.
Dane osobowe mogą być przetwarzane przez FAVEX w następujących celach: A/ Cele, dla których zgoda osoby, której dane dotyczą, nie jest wymagana, a mianowicie:
- Realizacja umowy (negocjowanie umowy lub jej modyfikacji, zawarcie umowy kupna lub innej umowy, realizacja stosunku umownego, rejestracja i aktualizacja umów, przechowywanie danych w systemach FAVEX),
- Wypełnianie obowiązków prawnych (w szczególności obowiązków w zakresie rachunkowości i przepisów podatkowych, tj. przekazywanie danych osobowych organom administracji finansowej lub innym organom publicznym zgodnie z odpowiednimi przepisami; przechowywanie i archiwizowanie danych zgodnie z wymogami prawnymi),
- Ochrona uzasadnionego interesu FAVEX (ochrona praw i prawnie chronionych interesów FAVEX, takich jak egzekwowanie roszczeń prawnych i długów, realizacja działań marketingowych dotyczących produktów i usług FAVEX, wewnętrzne potrzeby FAVEX związane w szczególności z monitorowaniem satysfakcji osoby, której dane dotyczą, identyfikacją jakości usług, poprawą jakości świadczonych usług, rozwojem nowych usług itp,)
- Ochrona uzasadnionych interesów stron trzecich (w szczególności osoby, której dane dotyczą lub kontrahentów FAVEX) zgodnie z zasadami regulującymi działalność gospodarczą i konkurencję.
B/ Cele, dla których dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą:
- Udzielenie takiej zgody zależy wyłącznie od decyzji osoby, której dane dotyczą. Zgoda jest wymagana do celów marketingowych FAVEX (w pewnym zakresie w takich przypadkach FAVEX ma prawo oferować produkty i usługi klientom bez uzyskiwania ich zgody). Niezależnie od tego, czy oferowanie produktów i usług odbywa się na podstawie prawa lub zgody, osoba, której dane dotyczą, zawsze ma prawo wyrazić swój sprzeciw wobec tego za pomocą aktu skierowanego do FAVEX w dowolnej formie. Ponadto możliwe jest również wycofanie zgody na dostarczenie kopii dokumentu osobistego.
IV. Przetwarzane dane osobowe
FAVEX jest uprawniony do przetwarzania następujących danych osobowych zgodnie z celem przetwarzania:
| Dane osób, których dane dotyczą | Cele przetwarzania |
|---|---|
| Imię i nazwisko | Wykonanie umowy, Wykonanie zobowiązań prawnych, Ochrona uzasadnionych interesów FAVEX, Zgoda |
| Adres kontaktowy, siedziba, miejsce prowadzenia działalności | Wykonanie umowy, Wykonanie zobowiązań prawnych, Ochrona uzasadnionych interesów FAVEX, Zgoda |
| Wykonanie umowy, Wykonanie zobowiązań prawnych, Ochrona uzasadnionych interesów FAVEX, Zgoda | |
| Numer telefonu | Wykonanie umowy, Wykonanie zobowiązań prawnych, Ochrona uzasadnionych interesów FAVEX, Zgoda |
| Numer konta i inne szczegóły transakcji | Wykonanie umowy, Wykonanie zobowiązań prawnych, Ochrona uzasadnionych interesów FAVEX, Zgoda |
| NUMER IDENTYFIKACYJNY, NUMER VAT | Wykonanie umowy, Wykonanie zobowiązań prawnych, Ochrona uzasadnionych interesów FAVEX, Zgoda |
| Numer urodzenia | Wypełnianie zobowiązań prawnych |
| Data urodzenia | Wykonanie umowy, Wykonanie zobowiązań prawnych |
| Wszelkie inne informacje dotyczące klienta lub osób trzecich | Wykonanie umowy, wykonanie zobowiązań prawnych, ochrona uzasadnionych interesów osób trzecich |
FAVEX przetwarza dane osobowe ręcznie lub w sposób zautomatyzowany i przechowuje je bezpiecznie zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się głównie w celu realizacji stosunku umownego. W związku z celem przetwarzania, dane osobowe osób, których dane dotyczą, są przechowywane w rejestrach klientów FAVEX, w rejestrach dostawców FAVEX oraz w systemie księgowym.
FAVEX oświadcza, że dane osobowe, które przetwarza, są pod stałą kontrolą oraz że FAVEX posiada nowoczesne mechanizmy kontroli, techniczne i bezpieczeństwa w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych przed nieuprawnionym dostępem lub transmisją, przed utratą lub zniszczeniem, a także przed innymi możliwymi nadużyciami. Wszystkie osoby, które mają kontakt z danymi osobowymi osób, których dane dotyczą, w ramach swojej pracy lub obowiązków umownych, są zobowiązane do zachowania poufności zgodnie z prawem lub umową. W przypadku, gdy dane osobowe są przekazywane innym podmiotom, FAVEX zawarł odpowiednią umowę z podmiotami przetwarzającymi dane, na mocy której podmioty te gwarantują zgodność z obowiązkami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z prawem czeskim.
V. Odbiorcy danych osobowych
FAVEX ujawnia dane osobowe wyłącznie upoważnionym pracownikom lub indywidualnym podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie FAVEX lub innym administratorom, ale wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji poszczególnych celów przetwarzania i na podstawie odpowiedniego tytułu prawnego do przetwarzania danych osobowych.
FAVEX jest uprawniony, w przypadkach przewidzianych przez prawo, odpowiednio do. zobowiązani do przekazywania określonych danych osobowych na podstawie obowiązującego prawa, na przykład organom ścigania lub innym organom publicznym.
VI. Dane osobowe osób trzecich
Dane osobowe osób trzecich, co oznacza dane osobowe pracowników i klientów partnerów umownych FAVEX oraz innych osób zaangażowanych we współpracę z FAVEX. inne dane, które FAVEX otrzyma od partnera umownego w związku z zawarciem lub wykonaniem umowy, będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Te dane osobowe będą wykorzystywane przez FAVEX w celu realizacji umów z partnerami umownymi. FAVEX będzie przetwarzać dane osobowe stron trzecich przez czas trwania stosunku umownego oraz przez okres przewidziany w szczególnych przepisach prawa, jeśli takie istnieją. Będą one następnie przechowywane przez dłuższy okres, jeśli istnieje uzasadniona potrzeba przechowywania danych w związku z konkretną sprawą.
VII. Okres przechowywania danych osobowych
FAVEX przetwarza i przechowuje dane osobowe przez okres niezbędny do zapewnienia wszystkich praw i obowiązków wynikających z odpowiedniego stosunku umownego oraz przez okres, przez który FAVEX, jako administrator danych, jest zobowiązany do przechowywania danych osobowych zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa lub przez który FAVEX wyraził zgodę na przetwarzanie. W innych przypadkach okres przetwarzania danych zależy od celu przetwarzania, który musi być proporcjonalny lub jest określony w przepisach o ochronie danych.
FAVEX dba o prawidłowe wypełnianie swoich obowiązków wynikających z przepisów regulujących archiwizację, przestrzega ustawowych terminów przechowywania i archiwizacji dokumentów oraz przeprowadza terminowe i prawidłowe procedury niszczenia.
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z celem przetwarzania przez okres wskazany w niniejszym dokumencie:
| Cel przetwarzania | Czas przechowywania |
|---|---|
| Wykonanie umowy | na czas trwania stosunku umownego i przez okres 10 lat od zakończenia stosunku umownego |
| Wypełnianie zobowiązań prawnych | przez okres określony w odpowiednich przepisach prawa |
| Ochrona uzasadnionych interesów FAVEX lub stron trzecich | przez okres maksymalnie 3 lat od rozpoczęcia przetwarzania, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej lub istnieje uzasadniona potrzeba przechowywania danych przez dłuższy okres w związku z konkretną sprawą |
| Wyrażenie zgody | przez okres 3 lat od daty ujawnienia, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda przedłużenia tego okresu |
VIII. Prawa osób, których dane dotyczą
FAVEX spełnia wszystkie prawa osób, których dane dotyczą. Na żądanie osoba, której dane dotyczą, otrzyma od FAVEX wszelkie wymagane prawem informacje dotyczące przetwarzania jej danych w zwięzły, zrozumiały i łatwo dostępny sposób, przy użyciu jasnego i prostego języka.
FAVEX obejmuje również:
- (a) prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. 30 RODO,
- (b) zapewnia, aby osoby, których dane dotyczą, były informowane zgodnie z art. 2 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. 12 do 14 RODO,
- (c) spełnienia innych praw osób, których dane dotyczą, na mocy art. 15 do 22 RODO,
- (d) zgłaszania i powiadamiania o naruszeniach ochrony danych osobowych zgodnie z art. 33 i 34 RODO.
Projekty rejestrów, informacje, obsługa wniosków/skarg i powiadomienia są przechowywane w systemie FAVEX. Osoby, których dane dotyczą, mogą składać wnioski/skargi w celu wykonania swoich praw do FAVEX, w szczególności wysyłając je na adres e-mail FAVEX lub pisemnie na adres siedziby FAVEX, patrz powyżej.
W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów prawa, z których może skorzystać w dowolnym momencie. Jest to prawo:
- dostęp do danych osobowych,
- do poprawiania niedokładnych lub niekompletnych danych osobowych,
- do usunięcia danych osobowych, jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zgromadzone lub w inny sposób przetwarzane, lub jeżeli ustalono, że były one przetwarzane niezgodnie z prawem,
- do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- w sprawie przenoszenia danych,
- prawo do sprzeciwu, po którym przetwarzanie danych osobowych zostanie zakończone, chyba że zostanie wykazane istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów lub praw i wolności osoby, której dane dotyczą, w szczególności podstaw do ewentualnego dochodzenia roszczeń; oraz
- prawo do kontaktu z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
- Prawo dostępu do danych osobowych: Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do uzyskania informacji o tym, czy jej dane osobowe są przetwarzane, a jeśli tak, ma prawo dostępu do swoich danych osobowych. W przypadku nieuzasadnionych, nieodpowiednich lub powtarzających się żądań, FAVEX będzie uprawniony do pobrania uzasadnionej opłaty za kopię dostarczonych danych osobowych lub do odrzucenia żądania (powyższe stosuje się odpowiednio do wykonywania praw określonych poniżej).
- Prawo do sprostowania niedokładnych i uzupełnienia niekompletnych danych osobowych: jeśli osoba, której dane dotyczą, dojdzie do przekonania, że FAVEX przetwarza niedokładne lub niekompletne dane osobowe na jej temat, ma prawo zażądać ich sprostowania i uzupełnienia. FAVEX poprawi lub uzupełni dane bez zbędnej zwłoki, ale zawsze biorąc pod uwagę możliwości techniczne.
- Prawo do usunięcia danych: W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, zażąda usunięcia swoich danych osobowych, FAVEX usunie jej dane osobowe, jeżeli (i) nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetworzone, (ii) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, (iii) osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się przetwarzaniu i nie ma nadrzędnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania jej danych osobowych; lub (iv) ustał prawny obowiązek przetwarzania danych wynikający z prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych: w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, zażąda ograniczenia przetwarzania, FAVEX uniemożliwi dostęp do danych osobowych, tymczasowo je usunie lub przechowa lub przeprowadzi inne operacje przetwarzania niezbędne do prawidłowego wykonania przysługującego jej prawa. 6
- Prawo do przenoszenia danych: jeśli osoba, której dane dotyczą, zażąda, aby FAVEX przekazał dane osobowe, które przetwarza na jej temat w formie elektronicznej na podstawie umowy lub zgody, stronie trzeciej, osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z prawa do przenoszenia danych. W przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa miałoby negatywny wpływ na prawa i wolności innych osób, FAVEX nie spełni żądania.
- Prawo do sprzeciwu: Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, które są przetwarzane w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej lub w celu ochrony uzasadnionych interesów FAVEX. Jeśli FAVEX nie udowodni, że istnieje ważny, uzasadniony powód przetwarzania, który jest nadrzędny wobec interesów lub praw i wolności klienta, zakończy przetwarzanie bez zbędnej zwłoki na podstawie sprzeciwu. W przypadku powtarzających się lub ewidentnie nieuzasadnionych próśb o skorzystanie z powyższych praw, FAVEX będzie uprawniony do pobrania uzasadnionej opłaty za skorzystanie z danego prawa lub do odmowy skorzystania z tego prawa. Osoba, której dane dotyczą, będzie zawsze należycie informowana o tej procedurze.
IX. Przekazywanie danych osobowych do krajów trzecich
FAVEX przetwarza dane osobowe wyłącznie w Republice Czeskiej lub w państwach członkowskich UE. Nie przekazujemy danych osobowych do krajów trzecich spoza UE.
X. Postanowienia końcowe
FAVEX przeprowadził analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych i podjął uzasadnione środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia przetwarzania, jak opisano powyżej. Analiza ryzyka wykazała, co następuje: przetwarzanie danych osobowych nie stwarza wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, a zatem ocena skutków dla ochrony danych („DPIA”) nie jest konieczna.
FAVEX przeprowadził ocenę przetwarzania danych osobowych w świetle art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. 37 RODO. FAVEX nie spełnia warunków wyznaczenia inspektora ochrony danych („IOD”) zgodnie z motywem 91 RODO i nie jest zobowiązany do wyznaczenia IOD. W związku z tym w FAVEX nie wyznaczono inspektora ochrony danych.
Oprócz rejestrów czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 RODO prowadzi rejestr wszelkich zgód na przetwarzanie danych osobowych, chyba że nie ma innego tytułu prawnego do przetwarzania danych osobowych, oraz rejestr naruszeń ochrony danych osobowych.
FAVEX regularnie, co najmniej raz w roku, ocenia zgodność z zasadami ochrony danych osobowych, w tym. środki techniczne i organizacyjne oraz w razie potrzeby podejmuje działania naprawcze. w razie potrzeby aktualizować wewnętrzną dokumentację związaną z ochroną danych osobowych.
Urząd Ochrony Danych Osobowych nadzoruje ochronę prywatności i danych osobowych.
adres. Sochory 27
170 00 Praga 7
tel.: 234 665 111
Web: www.uoou.cz
Niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych obowiązuje od 26.10.2020 r. i będzie regularnie aktualizowana. Obowiązująca wersja będzie zawsze dostępna w Sekretariacie FAVEX.